L’organisation d’une manifestation sportive nécessite de nombreuses démarches afin d’assurer son bon déroulement et de répondre aux différentes exigences administratives, techniques et sécuritaires.
Afin d’accompagner les organisateurs dans la préparation de leur événement, le Service des sports et de l’activité physique de la Ville d’Yverdon-les-Bains met à disposition cette checklist regroupant les principales étapes à suivre et les informations utiles.
Les informations ci-après présentent les démarches essentielles à entreprendre, notamment en matière de réservation d’infrastructures, d’autorisations, de sécurité, de logistique, de durabilité et de communication.
Chaque manifestation étant unique, certaines démarches peuvent varier selon son ampleur, son lieu d’organisation et ses caractéristiques spécifiques. Le Service des sports et de l’activité physique reste à disposition pour orienter les organisateurs dans leurs démarches.
Un premier contact est établi entre l’Organisateur et le Service des sports et de l’activité physique afin de présenter la manifestation et son concept global.
Toute demande de réservation d’une installation sportive publique doit être soumise à M. Philippe Stengel. Vous déterminerez avec lui les dates possibles de réservation, les conditions d’accès à l’installation et la gestion des clés.
M. Philippe Stengel :
- Mail : reservations.sports(at)yverdon-les-bains.ch
- Téléphone : 024 423 60 97
Dootix est notre plateforme en ligne qui regroupe l’ensemble des associations sportives et des prestataires du sport et de l’activité physique. Elle nous permet de mieux vous connaître et vous sert notamment à déposer une demande de subvention ponctuelle pour une manifestation.
https://plateforme-societes-sportives-yverdonnoises.dootix.com
Selon différents critères, votre manifestation peut être soumise à une autorisation communale ou cantonale. Plus d’informations :
https://www.yverdon-les-bains.ch/manifestations/organiser-une-manifestation
POCAMA
Si votre manifestation est soumise à une autorisation cantonale, vous devez déposer une demande d’autorisation de manifestation auprès du canton au minimum 3 mois avant l’événement :
https://www.vd.ch/prestation/demander-une-autorisation-pour-une-manifestation
Autorisation communale simplifiée
Si votre manifestation est soumise à une autorisation communale, vous devez déposer une demande d’autorisation de manifestation au minimum 1 mois à l’avance, mais idéalement 2-3 mois à l’avance.
Transmettre à la Police du commerce et à Pierre Taramarcaz le document « Demande d’autorisation de manifestation »
M. Dany Flück
Mail : dany.fluck(at)policenv.ch
Téléphone : 024 423 66 94
M. Pierre Taramarcaz
Mail : pierre.taramarcaz(at)yverdon-les-bains.ch
Téléphone : 024 423 60 84
Dans le canton de Vaud, l'organisateur d'une manifestation est responsable de la sécurité des participants et du public. Il lui appartient notamment d'évaluer les risques liés à sa manifestation et de mettre en place, lorsque cela est nécessaire, un dispositif médico-sanitaire (DMS) adapté.
Pour les manifestations devant être annoncées via le Portail cantonal des manifestations (POCAMA), le DMS doit être établi conformément aux exigences cantonales. Selon le niveau de risque et le palier concerné, un concept médico-sanitaire doit être élaboré et soumis au Bureau Sanitaire des Manifestations (BUSAMA) dans le cadre de la procédure POCAMA. Le BUSAMA traite et valide les dossiers qui lui sont transmis par l'intermédiaire du POCAMA.
Pour les manifestations qui peuvent faire l'objet d'une demande facilitée auprès de la Police du commerce, une annonce auprès du BUSAMA n'est en principe pas nécessaire. L'organisateur reste toutefois responsable de la sécurité de sa manifestation et doit, lorsque la situation l'exige, prévoir un concept ou un dispositif médico-sanitaire adapté aux risques identifiés.
Dans tous les cas, il est recommandé de prendre contact avec un prestataire spécialisé dans les dispositifs médico-sanitaires (DMS) afin d'évaluer les risques et de déterminer les moyens sanitaires nécessaires. L'organisateur est libre de choisir le prestataire de son choix. Une liste de prestataires est disponible en annexe.
Les exigences, recommandations et procédures applicables sont disponibles sur le site officiel du Sécurité médico-sanitaire en cas d'une manifestation | État de Vaud. Il convient également de veiller à ce que l'ensemble du personnel intervenant dans le dispositif médico-sanitaire dispose des autorisations et qualifications requises en vigueur dans le canton de Vaud.
Élaborer un plan du site incluant les installations principales (stands, scène, électricité, etc.)
Ce plan est requis notamment pour le POCAMA, la demande d’autorisation communale simplifiée et pour la demande de raccordement provisoire.
Déposer une demande de raccordement provisoire au minimum 3 semaines à l’avance : https://www.yverdon-energies.ch/demande-de-raccordement/
Si vous souhaitez réserver des parkings ou des macarons, cela doit être fait bien en avance et la demande doit être soumise par mail à stationnement(at)yverdon-les-bains.ch.
• La signalétique pour réserver des places de parking doit être légalement posée 10 jours avant la manifestation !
• Les coûts liés à la réservation des places de parking sont au frais de l’organisateur et doivent être intégrés au budget.
- Si vous souhaitez réserver du matériel du Service des sports et de l’activité physique (tables, bancs, tentes, etc.), une demande doit être adressée par e-mail à richard.plancherel(at)yverdon-les-bains.ch.
- Le matériel mis à disposition par le Service des sports et de l’activité physique est désormais facturé à l’organisateur. Les coûts correspondants doivent être intégrés au budget de la manifestation.
- Une liste du matériel disponible ainsi que les tarifs correspondants seront communiqués ultérieurement.
- Le prêt de ce matériel est au frais de l’organisateur et doivent être intégrés au budget.
- Privilégier l’utilisation de vaisselle réutilisable (obligation très probable à court/moyen terme)
- Assurer une gestion des déchets respectueuses de l’environnement
- Contacter Ecomanif pour la vaisselle réutilisable et les poubelles de tri
Ressources utiles :
- Guide des manifestation durables à Yverdon-les-Bains : https://www.yverdon-lesbains.ch/fileadmin/documents/ylb/Agenda21/pdf/YLB_ManifestationsDurables_WEB. pdf
- Checklist « manifestations durables » : https://www.yverdon-lesbains.ch/fileadmin/documents/ylb/Agenda21/pdf/YLB_ManifestationsDurables_Check list.pdf
- EventKIT, évaluation de la durabilité d’une manifestation : https://eventkit.ch/?lang=fr
Pour la communication autour de l’événement et/ou partager une information relative à la recherche de bénévoles sur les canaux de communication de la Ville, contacter :
o Stagiaire Sports : sports.stagiaire(at)yverdon-les-bains.ch
- Soumettre l’événement dans l’agenda communal :
o Aller sur « Agenda communal » → « Annoncer un événement »
o Connexion via Login Dootix (mêmes identifiants que la plateforme Dootix)
