La filière de l’Administration gère les aspects administratifs du Service des bâtiments. Elle assure la réception (guichet et téléphones) ainsi que tout ce qui a trait à la correspondance, les rapports aux autorités politiques et la comptabilité. Elle s’occupe également de la gestion du personnel du Service notamment les aspects liés aux vacances, aux heures de travail et aux absences. En particulier:
- Assurer l’accueil et l’orientation du public au guichet, la réception téléphonique, les travaux de secrétariat, le soutien administratif et logistique.
- Gérer l’interface avec la Municipalité concernant le traitement des rapports, des notes et des préavis.
- Coordonner les aspects ayant trait à la communication interne et externe en lien avec les activités du service (événements, articles, site internet, brochures, etc.).
- Assurer la gestion administrative du personnel, l’organisation de l’accueil et du départ des collaborateurs-trices, les séminaires inhérents au service.
- Etablir la facturation des prestations fournies, contrôler et saisir toutes les factures des fournisseurs et mandataires.
- Soutenir administrativement les différentes filières (organisation de démarches participatives, mise en place d’outils informatiques, traitement de la correspondance, etc.).
- Elaborer, avec les différentes filières, le budget de fonctionnement, contribuer au contrôle budgétaire des comptes de fonctionnement et d’investissement et mener à l’interne du service le processus de bouclement des comptes annuels en collaboration avec le Service des finances.
